1. Responsable de traitement
Le responsable de traitement est LES ESPACES BELIN (SASU), SIREN 949 839 559, 6 Avenue Marcel Perrin, 95540 Méry-sur-Oise, France. Contact : contact@monbelia.fr.
La présente politique s'applique à toutes les données personnelles collectées et traitées via le Service BeliA. Elle est complétée par les politiques cookies et par la page RGPD.
2. Nature des données collectées
2.1 Données d'identification et de compte
- Nom, prénom, civilité, adresse email, mot de passe (haché), numéro de téléphone.
- Rôle utilisateur (bailleur, locataire, professionnel), civilité juridique (personne physique, SCI, LMNP, société).
- Adresse postale, pays, langue.
- Photo de profil, signature manuscrite, logo (si téléversés par l'Utilisateur).
2.2 Données de gestion locative
- Adresses des biens, caractéristiques (surface, type, DPE, diagnostics).
- Détails des baux (loyer, charges, dépôt, dates, IRL).
- Quittances, appels de loyer, historique des paiements et relances.
- États des lieux et photos associées.
2.3 Documents et pièces justificatives
- Pièces d'identité, justificatifs de domicile, bulletins de salaire, avis d'imposition, attestations, KBIS, assurances, diplômes, certifications (téléversés par l'Utilisateur).
- Documents contractuels signés (baux, avenants, préavis, mandats).
2.4 Données de messagerie
Contenu des messages échangés via la messagerie interne, horodatages, pièces jointes.
2.5 Données de signature électronique
- Horodatage, adresse IP, empreintes cryptographiques, code à usage unique, journal de signature.
- Signature manuscrite tracée ou téléversée.
2.6 Données d'usage et techniques
- Journaux techniques, adresse IP, type d'appareil, navigateur, système, pages consultées, dates et heures de connexion.
- Événements de sécurité (tentatives d'accès, réinitialisations).
2.7 Données transmises à l'IA
- Prompts et documents transmis pour analyse par les assistants IA.
- Réponses générées et journaux d'utilisation (à des fins de sécurité, d'amélioration et de conformité).
2.8 Données de paiement
Les données bancaires (numéro de carte, CVV) sont traitées directement par nos prestataires agréés (Stripe, Paddle). BeliA n'y a pas accès et ne conserve que les éléments strictement nécessaires (référence de transaction, montant, statut).
3. Finalités et bases légales
| Finalité | Base légale |
|---|---|
| Création et gestion du compte utilisateur | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Fourniture des fonctionnalités de gestion locative | Exécution du contrat |
| Émission des quittances, appels de loyer, relances | Exécution du contrat |
| Signature électronique et conservation de la preuve | Exécution du contrat / intérêt légitime |
| Fonctionnement des assistants IA | Exécution du contrat / consentement |
| Facturation et comptabilité | Obligation légale (art. 6.1.c RGPD) |
| Sécurité, prévention de la fraude, journaux techniques | Intérêt légitime (art. 6.1.f RGPD) |
| Envoi de communications commerciales à des clients | Intérêt légitime avec droit d'opposition |
| Envoi de communications commerciales à des prospects | Consentement |
| Statistiques d'usage anonymisées | Intérêt légitime |
| Réponse à une réquisition judiciaire ou administrative | Obligation légale |
4. Destinataires
Les données sont accessibles :
- aux personnes habilitées de BeliA (support, sécurité, développement) dans la stricte limite de leurs missions ;
- aux autres Utilisateurs selon les partages configurés (par exemple : le bailleur pour les documents locataire) ;
- aux sous-traitants techniques (voir §5) ;
- aux autorités compétentes en cas de réquisition légale ;
- aux professionnels partenaires uniquement lorsque l'Utilisateur soumet une demande de mise en relation.
Les données ne sont ni vendues, ni louées, ni cédées à des tiers à des fins commerciales.
5. Sous-traitants et transferts
- Hébergement : Supabase / hébergeur cloud européen (données stockées principalement dans l'Union européenne).
- Envoi d'emails transactionnels : Resend / prestataire équivalent (UE ou clauses contractuelles types).
- Paiement : Stripe, Paddle ou équivalent agréé.
- Assistants IA : Google (Gemini) et/ou OpenAI et/ou Anthropic, selon la fonctionnalité. Certains fournisseurs peuvent traiter les données hors UE (États-Unis notamment). Les transferts sont encadrés par les clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, par le cadre Data Privacy Framework.
- Analyse et cartographie : Google Maps / Places (pour l'auto-complétion d'adresse) selon consentement.
- Outils de support et de télémétrie : uniquement dans la mesure nécessaire à l'exploitation.
Chaque sous-traitant est engagé par un contrat conforme à l'article 28 du RGPD. La liste complète et à jour peut être demandée à contact@monbelia.fr.
6. Durées de conservation
| Donnée | Durée |
|---|---|
| Compte actif | Pendant toute la durée du contrat |
| Compte inactif (aucune connexion) | 3 ans à compter du dernier contact, puis archivage ou suppression |
| Documents comptables et factures | 10 ans (obligation légale) |
| Baux, quittances, états des lieux | Durée du bail + 5 ans (prescription civile) |
| Journaux de signature électronique | 10 ans |
| Journaux de sécurité et logs techniques | 12 mois maximum |
| Prompts et échanges avec l'IA | 13 mois à des fins de sécurité et d'amélioration, sauf suppression anticipée à la demande |
| Prospection commerciale | 3 ans après le dernier contact |
| Cookies | 13 mois maximum |
7. Sécurité
- Chiffrement en transit (TLS 1.2+).
- Chiffrement au repos des fichiers sensibles chez l'hébergeur.
- Contrôle d'accès par rôle et cloisonnement des tenants.
- Journalisation des accès et des actions sensibles.
- Mots de passe stockés sous forme hachée.
- Sauvegardes régulières.
- Politique interne de moindre privilège.
Malgré les mesures mises en œuvre, aucune sécurité ne peut être garantie à 100 %. En cas de violation de données susceptible d'engendrer un risque pour les personnes, BeliA notifie la CNIL dans les 72 heures et informe les personnes concernées lorsque la loi l'exige.
7 bis. Surveillance des usages et politique d'utilisation raisonnable
Afin d'assurer la sécurité, la disponibilité et la soutenabilité économique du Service pour l'ensemble des Utilisateurs, BeliA mesure et journalise des indicateurs d'utilisation de la plateforme : volume de stockage occupé, nombre et taille des documents déposés, téléchargements, appels aux fonctionnalités d'IA et envois d'emails. Ces mesures sont effectuées sur la base de l'intérêt légitime de BeliA (art. 6.1.f RGPD) à protéger son infrastructure contre les usages abusifs.
BeliA met également en œuvre une classification automatiséedes requêtes IA et des documents déposés afin de détecter les usages manifestement sans rapport avec l'immobilier ou avec la finalité du Service. Cette classification produit uniquement un label thématique (par ex. « Baux », « Loyers », « Hors immobilier », « Bail », « Quittance », « Document sans rapport ») et des compteurs agrégés (nombre de messages, coût, ratio hors sujet, etc.).Aucun agent humain de BeliA n'accède au contenu des conversations privées ni au contenu des documents dans le cadre de cette surveillance : le Super Administrateur ne voit que les labels et indicateurs, jamais les échanges eux-mêmes. Aucune décision produisant des effets juridiques n'est prise sur la seule base de ce traitement automatisé : toute mesure (avertissement, suspension, résiliation) est validée manuellement par le fondateur, et l'Utilisateur peut contester cette mesure auprès de contact@monbelia.fr.
- Les indicateurs sont conservés au maximum 24 mois puis agrégés ou supprimés.
- Ils ne sont pas exploités à des fins commerciales ni transmis à des tiers.
- En cas d'usage manifestement anormal (par exemple : dépôt massif de fichiers sans lien avec la gestion locative, téléchargements automatisés, contournement des quotas), BeliA peut, conformément aux CGU et CGV, limiter certaines fonctionnalités, demander une mise à niveau de l'abonnement ou, en dernier recours, suspendre le compte concerné.
- L'objectif n'est pas de contrôler le contenu des documents des Utilisateurs, mais de détecter les seuls comportements techniquement anormaux susceptibles de nuire au Service.
8. Droits des personnes
Conformément au RGPD et à la loi Informatique et Libertés, l'Utilisateur dispose des droits suivants :
- droit d'accès ;
- droit de rectification ;
- droit à l'effacement (sous réserve des obligations légales de conservation) ;
- droit à la limitation du traitement ;
- droit à la portabilité ;
- droit d'opposition (notamment à la prospection) ;
- droit de retirer son consentement à tout moment ;
- droit de définir des directives post-mortem ;
- droit d'introduire une réclamation auprès de la CNIL (www.cnil.fr).
Ces droits s'exercent à contact@monbelia.fr. Un justificatif d'identité peut être demandé en cas de doute raisonnable. BeliA répond dans un délai maximum d'un mois, prolongeable de deux mois en cas de demande complexe.
9. Données des locataires — précisions
- Le bailleur agit en tant que responsable de traitement pour la constitution et l'analyse du dossier locataire ; BeliA agit en tant que sous-traitant technique.
- Le bailleur s'engage à ne demander que les pièces autorisées par le décret n° 2015-1437.
- Les documents sont conservés pendant la durée du bail et supprimés dans les délais applicables.
10. Données transmises à l'IA — précisions
- Les prompts et documents transmis à l'IA sont utilisés uniquement pour générer la réponse demandée, sécuriser le service et améliorer la qualité.
- Les fournisseurs d'IA utilisés n'utilisent pas les données à des fins d'entraînement lorsque l'API le permet ; BeliA privilégie systématiquement cette option lorsqu'elle est disponible.
- L'Utilisateur s'engage à ne pas transmettre de données de santé, d'opinions politiques, de convictions religieuses, d'origine ethnique, d'orientation sexuelle ou toute autre donnée sensible au sens du RGPD, sauf nécessité absolue.
11. Mineurs
Le Service n'est pas destiné aux mineurs. Aucun compte ne peut être créé par une personne âgée de moins de 18 ans. Si un compte de mineur est détecté, il sera immédiatement supprimé.
12. Décisions automatisées
BeliA ne prend aucune décision produisant des effets juridiques à l'égard des Utilisateurs sur la seule base d'un traitement automatisé. Les sorties de l'IA sont présentées à titre d'aide et nécessitent une validation humaine par l'Utilisateur.
13. Modifications
La présente politique peut être modifiée. Les modifications substantielles font l'objet d'une information par email ou dans l'application.
14. Contact
Toute question relative aux données personnelles peut être adressée à contact@monbelia.fr.